Điều khoản xử lý dữ liệu

DPA này được xác lập trên cơ sở:

• Phòng khám sử dụng nền tảng eTARO để lưu trữ và xử lý hồ sơ của thân chủ, trong đó bao gồm dữ liệu cá nhân nhạy cảm về sức khỏe tâm thần.
• TARO cung cấp nền tảng công nghệ và, khi thực hiện việc đó, xử lý dữ liệu cá nhân thay mặt cho Phòng khám.
• Pháp luật Việt Nam — đặc biệt là Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 — yêu cầu hai bên xác lập thỏa thuận về phạm vi, trách nhiệm và biện pháp bảo vệ dữ liệu.

DPA áp dụng cho toàn bộ hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của thân chủ trên nền tảng eTARO, trong suốt thời gian Phòng khám sử dụng Dịch vụ. Khi có mâu thuẫn giữa DPA và Điều khoản dịch vụ về vấn đề bảo vệ dữ liệu cá nhân, DPA được ưu tiên áp dụng.

Việc phân định vai trò quyết định bên nào chịu trách nhiệm pháp lý cho từng nhóm dữ liệu:

TARO không tự quyết định mục đích sử dụng dữ liệu thân chủ và không sử dụng dữ liệu đó cho mục đích riêng của mình. Nếu TARO buộc phải xử lý ngoài phạm vi chỉ dẫn của Phòng khám do yêu cầu của pháp luật, TARO sẽ thông báo cho Phòng khám trước khi thực hiện, trừ khi việc thông báo bị pháp luật cấm.

TARO chỉ được xử lý dữ liệu thân chủ trong các phạm vi sau:

• Vận hành Dịch vụ: lưu trữ, hiển thị, sao lưu, đồng bộ và truyền tải dữ liệu để các tính năng của eTARO hoạt động theo đúng thiết lập của Phòng khám.
• Hỗ trợ kỹ thuật: truy cập dữ liệu khi Phòng khám yêu cầu hỗ trợ hoặc khi cần xử lý sự cố ảnh hưởng tới tính khả dụng của Dịch vụ. Mọi truy cập đều được ghi nhật ký.
• Bảo mật và phòng chống gian lận: phát hiện, ngăn chặn truy cập trái phép hoặc hành vi xâm nhập hệ thống.
• Tuân thủ pháp luật: khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Cải tiến sản phẩm trên dữ liệu ẩn danh: chỉ sử dụng dữ liệu thống kê tổng hợp đã ẩn danh hoàn toàn, không thể truy ngược tới bất kỳ thân chủ hay Phòng khám cụ thể nào.

TARO cam kết không: bán hoặc cho thuê dữ liệu thân chủ; sử dụng cho quảng cáo nhắm mục tiêu; hoặc dùng nội dung hồ sơ lâm sàng để huấn luyện mô hình trí tuệ nhân tạo dùng chung — trừ khi có sự đồng ý riêng bằng văn bản của Phòng khám.

• Xử lý theo chỉ dẫn: chỉ xử lý dữ liệu trong phạm vi chỉ dẫn hợp pháp bằng văn bản của Phòng khám và phạm vi nêu tại DPA này.
• Áp dụng biện pháp bảo vệ: triển khai và duy trì các biện pháp kỹ thuật, tổ chức phù hợp nêu tại Mục 8.
• Giới hạn truy cập nội bộ: chỉ nhân sự thực sự cần thiết cho vận hành hoặc hỗ trợ mới được truy cập, và phải cam kết bảo mật.
• Nguyên tắc tối thiểu: chỉ xử lý lượng dữ liệu tối thiểu cần thiết để đạt mục đích.
• Thông báo sự cố: thông báo cho Phòng khám theo thời hạn tại Mục 9.
• Hỗ trợ Phòng khám: phối hợp để Phòng khám đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu, lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, và làm việc với cơ quan quản lý khi cần.
• Ràng buộc nhà thầu phụ: áp đặt nghĩa vụ bảo mật tương đương cho mọi nhà thầu phụ và chịu trách nhiệm về hành vi của họ như hành vi của chính mình.
• Xóa hoặc trả lại dữ liệu: khi chấm dứt Dịch vụ, theo quy định tại Mục 12.
• Cung cấp thông tin chứng minh tuân thủ: cung cấp tài liệu hợp lý theo yêu cầu của Phòng khám để chứng minh việc tuân thủ DPA này.

Với tư cách Bên kiểm soát dữ liệu, Phòng khám giữ trách nhiệm pháp lý chính đối với dữ liệu thân chủ và cam kết:

• Có căn cứ pháp lý hợp lệ: thu thập đầy đủ sự đồng ý của thân chủ (hoặc người giám hộ hợp pháp đối với người dưới 16 tuổi) trước khi đưa dữ liệu lên eTARO, và lưu giữ bằng chứng về sự đồng ý đó.
• Thông báo cho thân chủ: cung cấp cho thân chủ thông tin về việc dữ liệu của họ được xử lý trên nền tảng của bên thứ ba, theo nghĩa vụ minh bạch của Bên kiểm soát.
• Chỉ dẫn hợp pháp: bảo đảm mọi chỉ dẫn đưa ra cho TARO đều phù hợp pháp luật. Nếu TARO nhận thấy một chỉ dẫn có dấu hiệu vi phạm pháp luật, TARO có quyền tạm dừng thực hiện và thông báo lại cho Phòng khám.
• Quản lý phân quyền nội bộ: thiết lập và rà soát quyền truy cập của nhân sự trong tổ chức mình; thu hồi quyền kịp thời khi nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí.
• Thông báo thay đổi: kịp thời báo cho TARO khi thân chủ rút lại sự đồng ý, yêu cầu hạn chế xử lý, hoặc khi có thay đổi ảnh hưởng đến phạm vi xử lý.
• Thực hiện nghĩa vụ riêng: lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong phạm vi trách nhiệm của Bên kiểm soát.

Phòng khám đồng ý cho TARO sử dụng nhà thầu phụ để thực hiện một phần hoạt động xử lý dữ liệu, với điều kiện TARO ràng buộc họ bằng nghĩa vụ bảo mật tương đương DPA này.

Danh sách chi tiết kèm tên pháp nhân và địa điểm đặt máy chủ được TARO cung cấp bằng văn bản theo yêu cầu của Phòng khám. Khi bổ sung hoặc thay thế nhà thầu phụ có tiếp cận dữ liệu thân chủ, TARO thông báo trước ít nhất 30 ngày. Nếu Phòng khám có căn cứ hợp lý để phản đối, hai bên sẽ trao đổi phương án thay thế; trường hợp không đạt thỏa thuận, Phòng khám có quyền chấm dứt Dịch vụ và được hoàn lại phần phí chưa sử dụng.

Biện pháp kỹ thuật

• Mã hóa dữ liệu khi truyền tải (TLS) và khi lưu trữ.
• Phân quyền truy cập theo vai trò, hỗ trợ xác thực hai lớp.
• Ghi nhật ký kiểm toán (audit trail) đối với các thao tác truy cập dữ liệu nhạy cảm, phục vụ truy vết khi cần.
• Cô lập dữ liệu giữa các tổ chức — dữ liệu của mỗi Phòng khám được tách biệt.
• Sao lưu định kỳ kèm kiểm tra quy trình khôi phục.

Biện pháp tổ chức

• Nhân sự tiếp xúc dữ liệu ký cam kết bảo mật và được đào tạo định kỳ.
• Rà soát và thu hồi quyền truy cập khi nhân sự thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc.
• Quy trình ứng phó sự cố được văn bản hóa và diễn tập.
• Rà soát bảo mật, cập nhật bản vá và đánh giá rủi ro thường xuyên.

TARO có thể điều chỉnh các biện pháp trên theo tiến bộ công nghệ, với điều kiện không làm giảm mức độ bảo vệ tổng thể đang áp dụng.

Khi phát hiện sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu thân chủ, TARO thực hiện:

• Thông báo cho Phòng khám trong vòng 24 giờ kể từ khi xác nhận sự cố — thời hạn này được đặt ngắn hơn nghĩa vụ luật định của Phòng khám, để Phòng khám còn đủ thời gian thực hiện việc thông báo tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong 72 giờ theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.
• Cung cấp thông tin cần thiết: bản chất sự cố, loại và khối lượng dữ liệu bị ảnh hưởng, số lượng chủ thể dữ liệu ước tính, hậu quả có thể xảy ra và biện pháp đã/đang thực hiện.
• Khắc phục và hạn chế thiệt hại: triển khai ngay các biện pháp ngăn chặn, khôi phục và phòng ngừa tái diễn.
• Phối hợp: hỗ trợ Phòng khám trong quá trình làm việc với cơ quan quản lý và thông báo tới chủ thể dữ liệu, nếu pháp luật yêu cầu.

Việc TARO thông báo sự cố không đồng nghĩa với việc thừa nhận lỗi hay trách nhiệm pháp lý. Trách nhiệm cuối cùng được xác định căn cứ nguyên nhân thực tế của sự cố.

Chủ thể dữ liệu (thân chủ) thực hiện quyền của mình thông qua Phòng khám, vì Phòng khám là Bên kiểm soát. TARO hỗ trợ bằng cách:

• Cung cấp công cụ trong ứng dụng để Phòng khám tự truy xuất, chỉnh sửa, xuất hoặc xóa dữ liệu của từng thân chủ.
• Hỗ trợ kỹ thuật khi yêu cầu vượt quá khả năng của công cụ sẵn có, trong thời hạn hợp lý.
• Chuyển tiếp cho Phòng khám nếu thân chủ liên hệ trực tiếp TARO, đồng thời thông báo cho thân chủ về đầu mối xử lý đúng — TARO không tự ý chỉnh sửa hoặc xóa hồ sơ lâm sàng khi chưa có chỉ dẫn từ Phòng khám.

Lưu ý: một số dữ liệu có thể phải được lưu giữ dù chủ thể yêu cầu xóa, khi pháp luật chuyên ngành về hồ sơ bệnh án hoặc nghĩa vụ lưu trữ khác yêu cầu. Việc xác định thuộc thẩm quyền của Phòng khám.

Dữ liệu thân chủ được lưu trữ trên hạ tầng máy chủ đặt tại khu vực Đông Nam Á và không được chuyển ra khỏi khu vực này trừ khi có yêu cầu kỹ thuật cụ thể và được Phòng khám đồng ý bằng văn bản.

Trường hợp phát sinh việc chuyển dữ liệu cá nhân ra ngoài lãnh thổ Việt Nam, TARO thực hiện đầy đủ thủ tục theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, bao gồm lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài và ràng buộc bên nhận bằng cam kết bảo vệ tương đương, đồng thời phối hợp cung cấp thông tin để Phòng khám hoàn tất nghĩa vụ của mình.

DPA có hiệu lực kể từ khi Phòng khám bắt đầu sử dụng Dịch vụ và duy trì hiệu lực cho đến khi TARO xóa hoặc trả lại toàn bộ dữ liệu thân chủ.

Sau khi chấm dứt Dịch vụ

• Trong 30 ngày: Phòng khám có quyền yêu cầu xuất toàn bộ dữ liệu theo định dạng thông dụng, có thể đọc bằng máy. TARO hỗ trợ kỹ thuật cho quá trình này.
• Sau 30 ngày: TARO xóa dữ liệu khỏi hệ thống vận hành. Bản sao lưu được xóa theo chu kỳ luân chuyển sao lưu thông thường, tối đa 90 ngày kể từ ngày chấm dứt.
• Ngoại lệ: phần dữ liệu mà pháp luật yêu cầu lưu giữ lâu hơn sẽ được giữ lại trong thời hạn luật định, tiếp tục được bảo vệ theo DPA này và không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác.

TARO cung cấp xác nhận bằng văn bản về việc hoàn tất xóa dữ liệu theo yêu cầu của Phòng khám.

• Quan hệ giữa các bên: hai bên là các chủ thể độc lập. DPA không tạo lập quan hệ đại lý, liên doanh hay lao động, và không tạo quyền cho bên thứ ba ngoài các quyền mà pháp luật dành cho chủ thể dữ liệu.
• Sửa đổi: khi quy định pháp luật thay đổi, TARO có quyền cập nhật DPA để bảo đảm tuân thủ, với thông báo trước ít nhất 30 ngày. Các sửa đổi khác phải được hai bên thống nhất bằng văn bản.
• Hiệu lực từng phần: nếu một điều khoản bị xác định là vô hiệu, các điều khoản còn lại vẫn giữ nguyên hiệu lực.
• Chuyển nhượng: áp dụng quy định về chuyển nhượng tại Điều khoản dịch vụ.
• Luật áp dụng và tranh chấp: DPA chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam. Tranh chấp được giải quyết theo trình tự quy định tại Điều khoản dịch vụ.
• Thông báo: gửi qua email đăng ký của mỗi bên hoặc thông báo trong ứng dụng, có giá trị theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15. Đầu mối liên hệ về bảo vệ dữ liệu của TARO: admin@taro.edu.vn.